Persónuverndarstefna ForMotion Clinic

ForMotion Clinic samanstendur af mismunandi lögaðilum. Þessi persónuverndarstefna er gefin út fyrir hönd allra starfsstöðva okkar sem starfa undir vörumerkinu ForMotion, þannig að þegar við nefnum „ForMotion“, „við“, „okkur“ eða „okkar“ í þessari persónuverndarstefnu er átt við viðkomandi starfsstöð sem ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinganna þinna.

Við höfum skipað persónuverndarfulltrúa (e. Data Protection Officer, DPO) sem ber ábyrgð á málefnum sem tengjast þessari persónuverndarstefnu. Ef þú hefur einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu, þar á meðal um hvernig þú getur nýtt lagaleg réttindi þín eða um hvernig við vinnum með persónuupplýsingar, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarfulltrúa okkar:

ForMotion
Grjótháls 5, 110 Reykjavík, Ísland
[email protected]

Við kunnum að safna, nota, varðveita og flytja ýmsar tegundir persónuupplýsinga um þig. Þessar persónuupplýsingar höfum við flokkað á eftirfarandi hátt:

• Auðkennisupplýsingar, t.d. skírnarnafn, millinafn, eftirnafn, notendanafn eða sambærilegt auðkenni, titil, fæðingardag og kyn.
• Samskiptaupplýsingar, t.d. heimilisfang greiðanda, heimilisfang móttakanda, netfang og símanúmer.  
• Fjárhagsupplýsingar, t.d. banka- og greiðslukortaupplýsingar.
• Viðskiptaupplýsingar eru upplýsingar um greiðslur til og frá þér og aðrar upplýsingar um vörur og þjónustu sem þú hefur keypt frá okkur.
• Heilsufarsupplýsingar, t.d. upplýsingar um líkamlega heilsu þína, sjúkrasögu, klíníska meðferð og umönnun sem þú hefur fengið, þar á meðal upplýsingar um mat á stoðkerfi, lyfseðla, aðlögun stoðtækja, framvindu endurhæfingar og tengda heilbrigðisþjónustu.
• Markaðs- og samskiptaupplýsingar, t.d. upplýsingar um hvort þú hafir samþykkt að fá sent markaðsefni frá okkur og þriðju aðilum á okkar vegum, og þá hvaða markaðsefni, ásamt upplýsingum um með hvaða hætti þú vilt eiga samskipti við okkur.
• Notendaupplýsingar. t.d. notandanafn þitt, kaup eða pantanir sem þú hefur gert, áhugasvið þitt á vöruframboði okkar, stillingar, endurgjöf og svör við könnunum.
• Tæknilegar upplýsingar, t.d. IP-tala (e. Internet Protocol), innskráningarupplýsingar þínar, tegund og útgáfa vafra, tímabeltisstillingar og staðsetning, tegundir og útgáfur viðbóta í vafra, stýrikerfi og kerfi og önnur tækni í tækjunum sem þú notar til að heimsækja vefsíður okkar og nýta forrit okkar og þjónustu.
• Notkunarupplýsingar eru upplýsingar um hvernig þú notar vefsíður okkar, vörur, forrit og þjónustu.
• Upplýsingar um faglegan bakgrunn eru upplýsingar sem venjulega eru í ferilskrá, svo sem um menntun, gráður, vottanir, starfsferil, starfsárangur og reynslu. 

Ef við þurfum að safna persónuupplýsingum vegna lagaskyldu eða til að veita þér klíníska umönnun eða tengda þjónustu samkvæmt samningi sem við höfum gert við þig og þú lætur ekki í té þessar upplýsingar þegar þess er óskað, er hugsanlegt að við getum ekki veitt þér þá umönnun, meðferð eða þjónustu sem þú þarft. Í slíkum tilvikum gætum við þurft að fresta eða aflýsa tíma þínum, meðferð eða afhendingu tækis eða þjónustu.
Við munum láta þig vita í tíma ef svo er.

Við notum mismunandi aðferðir til að safna gögnum frá þér og um þig, þar á meðal:

• Bein samskipti: Þú gætir veitt persónuupplýsingar (t.d.  auðkennis-, tengiliða-, heilsu- og fjárhagsupplýsingar) með því að fylla út eyðublöð eða með því að hafa samband við okkur í pósti, síma, tölvupósti, persónulega eða í gegnum vefsíðu okkar. Þetta á m.a. við um upplýsingar sem þú lætur okkur í té þegar þú skráir þig sem sjúkling, mætir í tíma, óskar eftir þjónustu, sendir ábendingar eða hefur samband við okkur með spurningar. 
• Tilvísanir og frá heilbrigðisstarfsmönnum: Við gætum fengið persónuupplýsingar um þig frá þriðja aðila sem kemur að umönnun þinni, svo sem heimilislækni þínum eða heilbrigðisstarfsfólki sem vísa þér til okkar, ráðgjöfum eða öðru heilbrigðisstarfsfólki. 
• Sjálfvirk tækni eða samskipti: Þegar þú hefur heimsækir vefsíðu okkar eða nýtir stafrænar þjónustur gætum við sjálfkrafa safnað tæknilegum gögnum með því að nota vafrakökur, netþjónsskrár og svipaða tækni. Þú getur stjórnað vafrakökustillingum þínum hvenær sem er með því að smella á vafrakökuborðann á vefsíðu okkar. 
• Forrit: Ef þú notar stafræn forrit okkar (til dæmis til að bóka tíma eða fylgjast með endurhæfingu) gætum við safnað gögnum þegar þú skráir þig, skráir þig inn og notar eiginleika forritsins. Þetta felur í sér notkunarupplýsingar og stillingar til að hjálpa okkur að bæta þjónustu okkar.
• Aðrir þriðju aðilar eða upplýsingar sem eru aðgengilegar öllum: Við gætum einnig fengið persónuupplýsingar um þig frá öðrum aðilum. Þar á meðal geta verið þjónustuaðilar sem styðja rekstur starfsstöðva okkar og stafrænna kerfa, aðilar sem hjálpa okkur að skilja hvernig vefsíða okkar eða forrit eru notuð og opinberlega aðgengilegar heimildir eins og opinberar skrár eða vefsíður, þar sem það á við og er löglegt.

Við notum persónuupplýsingar þínar í þeim tilgangi sem lýst er hér að neðan. Við höfum einnig tekið fram hvaða gögn um ræðir í hverju tilviki og lagalegan grundvöll fyrir notkun þeirra. Þar sem heilbrigðisupplýsingar eru sérstaklega viðkvæmar notum við þær aðeins þegar nauðsyn krefur til að veita þér umönnun, uppfylla lagaskyldur okkar eða þegar þú hefur veitt okkur skýrt samþykki. 

 Til að skrá þig sem nýjan skjólstæðing/viðskiptavin

• Tegund upplýsinga: Auðkenni, samskiptaupplýsingar
• Lagalegur grundvöllur: Lögmætir hagsmunir (til að hefja og sinna umönnun þinni hjá okkur)

Til að meta, skipuleggja og veita klíníska umönnun og þjónustu, þar á meðal afhendingu stoðtækja

• Tegund upplýsinga: Auðkenni, samskiptaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar, fjárhagsupplýsingar, viðskiptaupplýsingar
• Lagalegur grundvöllur: Lagaleg skylda (til að fara að lögum um heilbrigðisþjónustu og kröfum um skráningu) eða í sumum tilfellum lögmætir hagsmunir (að afhenda vörur og þjónustu utan heilbrigðiskerfisins)
• Skilyrði fyrir vinnslu viðkvæmra upplýsinga: Nauðsynleg til að veita heilbrigðisþjónustu

Til að stjórna tímapöntunum, tilvísunum og samskiptum sem tengjast umönnun þinni

• Tegund upplýsinga: Auðkenni, samskiptaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar
• Lagalegur grundvöllur: Lögmætir hagsmunir (til að samhæfa umönnun þína hjá okkur)
• Skilyrði fyrir vinnslu viðkvæmra upplýsinga: Nauðsynleg til að veita heilbrigðisþjónustu
  
  

Til að eiga samskipti við þig um umönnun þína, svara fyrirspurnum og sinna viðskiptasambandi okkar við þig

• Tegund upplýsinga: Auðkenni, samskiptaupplýsingar
• Lagalegur grundvöllur: Lögmætir hagsmunir (til að veita góða þjónustu við sjúklinga og viðhalda nákvæmum sjúkraskrám)

Til að framkvæma klínískar úttektir, gæðaeftirlit og þjónustuumbætur

• Tegund upplýsinga: Auðkenni, samskiptaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar
• Lagalegur grundvöllur: Lögmætir hagsmunir (til að fylgjast með og bæta gæði og öryggi þjónustu okkar)
• Skilyrði fyrir vinnslu viðkvæmra upplýsinga: Nauðsynlegt fyrir stjórnun heilbrigðiskerfa og þjónustu

Til að framkvæma rannsóknir og þjónustuþróun (þar sem við á)

• Tegund upplýsinga: Auðkenni, samskiptaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar
• Lagalegur grundvöllur: Samþykki – við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar til rannsókna ef þú hefur veitt okkur skýrt leyfi
• Skilyrði fyrir vinnslu viðkvæmra upplýsinga: Afdráttarlaust samþykki 

Til að vinna úr atvinnuumsóknum og viðhalda gögnum umsækjenda

• Tegund upplýsinga: Auðkenni, samskiptaupplýsingar, faglegur bakgrunnur
• Lagalegur grundvöllur: Samþykki – þegar þú sækir um starf hjá okkur 

Við deilum aðeins persónuupplýsingum þínum þegar það er nauðsynlegt og viðeigandi til að styðja við umönnun þína eða til að reka þjónustu okkar á öruggan og skilvirkan hátt. Þetta getur falið í sér að deila upplýsingum með:

• Heilbrigðisstarfsfólki og þjónustuaðilum sem koma að meðferð þinni og/eða visa þér til okkar, svo sem heimilislækni, ráðgjöfum eða endurhæfingarteymum.
• Framleiðendum og birgjum lækningatækja sem aðstoða okkur við að afhenda og viðhalda stoðtækjum.
• Þjónustuaðilum sem styðja við rekstur okkar, svo sem upplýsingatækniþjónustu, tímabókunarkerfum og öruggum gagnageymsluaðilum.
• Eftirlitsaðilum eða opinberum aðilum þar sem okkur er það skylt samkvæmt lögum, til dæmis vegna heilbrigðis- og öryggisskýrslugerðar eða faglegs eftirlits.

Þegar við deilum gögnum þínum með þriðja aðila tryggjum við að þeir séu samningsbundnir til að vernda upplýsingar þínar, noti þær aðeins í samþykktum tilgangi og fari að lögum um persónuvernd.

Almennt geymum við og vinnum úr gögnunum þínum í því landi þar sem þú færð umönnun, þar sem það er krafist samkvæmt gildandi lögum. Í sumum tilfellum gætum við notað þjónustuaðila utan þíns heimalands, til dæmis við notkun öruggra skýjaþjónusta eða við tæknilega aðstoð. Í slíkum tilvikum tryggjum við að viðeigandi öryggisráðstafanir séu til staðar til að vernda gögnin þín, svo sem samþykktir samningar um gagnaflutning og strangar trúnaðarskyldur.

Við höfum gripið til ýmissa tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að varna því að persónuupplýsingar þínar tapist, séu misnotknaðar eða óviðkomandi veittur aðgangur að þeim.

Aðgangi að stoðtækjaþjónustu okkar og kerfum er vandlega stýrt. Stafræn kerfi eru vernduð með aðgangsstýringu, sem þýðir að starfsmenn hafa aðeins aðgang að þeim upplýsingum sem þeir þurfa til að vinna starf sitt. Sjúkraskrár eru geymdar í öruggum, sérhæfðum kerfum sem eru aðskilin frá öðrum gögnum.

Við notum einnig örugg net, dulkóðun og tökum reglulega afrit af gögnum til að vernda upplýsingar þínar við geymslu og sendingu. Starfsmenn fá þjálfun í gagnavernd og trúnaði og við endurskoðum reglulega öryggisvenjur okkar til að tryggja að þær séu áfram virkar.

Við veitum sinnum oft börnum og ungmennum og gætum sérstaklega að meðhöndlun persónuupplýsinga þeirra. Þegar skjólstæðingur er ólögráða söfnum við og notum gögn þeirra í samræmi við lög sem gilda um heilbrigðisþjónustu barna. Þetta felur í sér að foreldrar eða forráðamenn fái að taka þátt í ákvörðunum um umönnun og notkun gagna, nema barnið sé talið hæft til að taka eigin ákvarðanir um heilsufar samkvæmt gildandi lögum.

Við söfnum aðeins þeim persónuupplýsingum sem eru nauðsynlegar til að veita örugga og viðeigandi umönnun og við verndum gögn barna með sömu ströngu stöðlum og allar persónuupplýsingar. Þar sem samþykkis er krafist – til dæmis fyrir ákveðnum tegundum samskipta eða rannsókna – munum við leita til viðeigandi aðila, allt eftir aldri barnsins og þroska.

Við geymum persónuupplýsingar þínar aðeins eins lengi og nauðsynlegt er til að þjóna þeim tilgangi sem við söfnuðum þeim í, svo sem að veita umönnun, sinna samskiptum okkar við þig og uppfylla kröfur laga og reglugerða. Í sumum tilfellum gætum við þurft að geyma gögnin þín lengur, til dæmis ef kvörtun, lagaleg krafa eða endurskoðun á sér stað. Þegar við ákveðum hversu lengi við geymum gögnin þín tökum við tillit til þátta eins og tegundar og eðlis gagnanna, hugsanlegrar áhættu af því að geyma þau of lengi eða ekki nógu lengi og allra viðeigandi lagalegra og faglegra reglugerða. Í sumum löndum er okkur skylt samkvæmt lögum að geyma sjúkraskrár í tiltekinn lágmarkstíma og að geyma þær innan landamæra viðkomandi lands.

Þú getur nýtt þér þau réttindi sem lýst er í þessum kafla með því að hafa samband við okkur á [email protected]. Til að tryggja öryggi upplýsinga þinna gætum við beðið þig um að staðfesta hver þú ert áður en við höldum áfram.

Þú hefur rétt til að:  

• Óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum þínum. Þetta gerir þér kleift að fá afrit af þeim persónuupplýsingum sem við höfum um þig og ganga úr skugga um að við vinnum með þær á lögmætan hátt.
• Óska eftir leiðréttingu á persónuupplýsingum sem við höfum um þig. Þetta gerir þér kleift að fá ófullkomnar eða ónákvæmar upplýsingar sem við höfum um þig leiðréttar, þó að við gætum þurft að staðfesta nákvæmni allra nýrra gagna sem þú lætur okkur í té.
• Óska eftir eyðingu persónuupplýsinga þinna við ákveðnar aðstæður. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur um að eyða eða fjarlægja persónuupplýsingar þegar engin góð ástæða er fyrir því að við höldum áfram vinnslu þeirra. Vinsamlegast athugið að við gætum ekki alltaf getað orðið við beiðni þinni um eyðingu af tilteknum lagalegum ástæðum, sem við tilkynnum þér, ef við á, þegar þú sendir beiðnina. 
• Mótmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna ef við reiðum okkur á lögmæta hagsmuni og þú vilt mótmæla vinnslunni vegna þess að þú telur að hún hafi áhrif á grundvallarréttindi þín og frelsi.
• Óska eftir takmörkun á vinnslu persónuupplýsinga þinna. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur um að stöðva vinnslu persónuupplýsinga þinna ef þörf krefur.
• Óska eftir að persónuupplýsingar þínar verði fluttar til þín eða þriðja aðila. Við munum veita þér, eða þriðja aðila sem þú hefur valið, persónuupplýsingar þínar á skipulagðan, algengan og á tölvulesanlegan hátt . Athugið að þessi réttur á aðeins við um upplýsingar sem geymdar eru á rafrænu formi og þú samþykktir upphaflega að við notuðum eða ef við notuðum upplýsingarnar til að efna samning við þig.

Þú getur afturkallað samþykki þitt hvenær sem er ef við reiðum okkur á samþykki til að vinna úr persónuupplýsingum þínum, þar á meðal í markaðssetningartilgangi. Athugið að þetta mun ekki hafa áhrif á lögmæti vinnslu sem átti sér stað áður en þú dróst samþykki þitt til baka.

Þú hefur rétt til að leggja fram kvörtun til eftirlitsstofnunar þíns heimalands með persónuverndarmálum hvenær sem er. Við værum þó afar þakklát fyrir tækifærið til að taka ábendingar þínar fyrir áður en þú leitar til eftirlitsyfirvaldsins, svo vinsamlegast hafðu samband við okkur fyrst.

Þar sem höfuðstöðvar ForMotion Clinic eru staðsettar á Íslandi er Persónuvernd leiðandi eftirlitsyfirvald samstæðunnar í persónuverndarmálum. Hægt er að hafa samband við Persónuvernd, sem er staðsett að Laugavegi 166, 105 Reykjavík, í gegnum tölvupóst: [email protected]. Ef þú ert búsett(ur) á Evrópska efnahagssvæðinu (EES) geturðu einnig lagt fram kvörtun beint til eftirlitsyfirvalds í þínu heimalandi.